5 bước cơ bản để chuyển đổi số trong doanh nghiệp

5 năm trước, khi khái niệm chuyển đổi số mới được manh nha ở Việt Nam, chỉ được một bộ phận nhỏ các doanh nghiệp quan tâm. Tuy nhiên, sau những biến động mạnh mẽ như Covid-19, doanh nghiệp buộc phải nhìn nhận như một hoạt động tất yếu trong hành trình phát triển và bứt tốc.

Một số doanh nghiệp vẫn nghĩ chuyển đổi số là việc số hóa tất cả mọi thứ hay mọi việc là do đơn vị cung cấp nền tảng đảm nhận. Khảo sát của Gartner từng chỉ ra 9 sai lầm của doanh nghiệp khi chuyển đổi số, trong đó nhấn mạnh tới nhận thức lấy công nghệ làm trung tâm.

Triển khai quan điểm này, tại một sự kiện về giải pháp chuyển đổi số mới đây, ông Lê Việt Thắng, Nhà sáng lập kiêm CEO 1Office cho rằng hành trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp cần thực hiện qua 5 bước.

Chuẩn bị dữ liệu

Đầu tiên, theo ông Thắng, doanh nghiệp phải xác định rõ mục tiêu hay giới hạn được bài toán của mình, cụ thể là muốn chuyển đổi số ở lĩnh vực nào? Quản lý nhân sự, công việc hay quản lý khách hàng, quy trình?

"Xác định xong, doanh nghiệp nên chuẩn bị về dữ liệu mẫu, phải làm thật sạch dữ liệu bởi vì dữ liệu là dầu mỏ, là một loại tài nguyên", ông Thắng nói.

Lựa chọn nền tảng công nghệ

Bước tiếp theo, dựa trên nhu cầu và dữ liệu mình có, doanh nghiệp bắt tay xây dựng các tiêu chí để lựa chọn các nền tảng quản trị thích hợp.

Ở bước này, ông Nguyễn Thành Nam, cựu Tổng giám đốc FPT, hiện là Nhà sáng lập Đại học Funix, lưu ý rằng tư duy phải có trước và phần mềm có sau. " Đây là tư duy biết nhìn công ty dưới dạng những con số rồi sau đó mới tính tới mua phần mềm", ông nói.

Theo ông Nam, khi đã hiểu được điều đó thì việc sử dụng phần mềm rất có hiệu quả. Nếu không, doanh nghiệp sẽ mắc phải vấn đề khá phổ biến là có cơ hội để phát triển nhưng chấp nhận dừng lại.

Ngoài ra, trong quá trình lựa chọn nền tảng công nghệ, ông Thắng cho rằng doanh nghiệp cần tích cực truyền thông nội bộ, thực hiện công tác tư tưởng trước để tạo bước đệm về tâm lý cho nhân viên. "Nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại vì nhân viên phản đối do cảm thấy sự thay đổi khiến các thói quen hàng ngày của họ bị đảo lộn", ông cho biết.

Số hóa dữ liệu

Doanh nghiệp phải số hóa dữ liệu về nhân sự, dữ liệu khách hàng, dữ liệu về quy trình, công việc...

Số hóa quy trình chính sách

Sau khi số hóa dữ liệu, doanh nghiệp sẽ số hóa các chính sách và quy trình, bao gồm: số hóa quy trình nội bộ, số hóa các quy định về nhân sự, số hóa về chính sách về bán hàng...

Chia sẻ về kinh nghiệm của quá trình này, ông Phan Hải, Trưởng phòng IT của Tin Holdings cho biết, nếu doanh nghiệp muốn số hóa quy trình thì trước hết cần phải có quy trình đã.

Nghĩa là, tài liệu công ty phải sẵn có mới số hóa được. Ví dụ muốn có thông tin nhân sự thì phải có bảng thông tin nhân sự trước xong mới số hóa đưa nó lên phần mềm.

Xây dựng hệ thống báo cáo

Khi mọi thứ đã số hóa, đây là lúc xây dựng hệ thống báo cáo. Hệ thống này có thể là báo cáo tiến độ nhân sự, báo cáo doanh số, báo cáo tiếp thị... Lưu ý rằng, quá trình xây dựng và cải tiến báo cáo cần lặp đi lặp lại liên tục.